Le rôle du secrétaire du CSE

Qui peut incarner le rôle du secrétaire du CSE ? Depuis la naissance du comité social et économique (CSE), c’est une question à laquelle, il faut être en mesure de répondre clairement. La parenté avec le secrétaire du CE (comité d’entreprise) n’est pas loin. En effet, bien que la maison ait changé de nom de baptême, la mission demeure quasiment identique.

Peut-être serait-il bien que nous reparlions de ce qui fait d’un secrétaire du CSE, un atout pour la qualité du fonctionnement de l’institution.

Le rôle du secrétaire du CSE est encadré par la loi

Avant toute chose, le comité social et économique, à l’image de ce qui était la règle pour désigner le secrétaire du CE, doit nommer le secrétaire du CSE (article L2315-23 du Code du travail). La procédure veut qu’il s’agisse d’une désignation propre et interne à l’instance. Généralement, elle est ordonnée à l’occasion de la première réunion à l’issue de l’élection professionnelle instituant le CSE. Nous parlons alors de mise en place du bureau. Le secrétaire du CSE en fait de surcroît pleinement partie.

La règle reste infailliblement la même. Seuls les membres titulaires présents et l’employeur peuvent voter (à mains levées ou à bulletins secrets). Les membres suppléants, les éventuels représentants syndicaux ne peuvent donc pas prendre part au vote. Chaque votant dispose d’une voix qu’il soit question d’un élu ou de l’employeur (Cass. Soc. 5 janvier 2005, n°02-19080). Aucune voix n’est prépondérante. Seul compte la majorité des voix. C’est de facto le candidat qui en réunit le plus qui l’emporte (majorité absolue ou unanimité). En cas d’égalité, la règle électorale dispose que le plus âgé soit favorisé.

Le rôle du secrétaire du CSE repose sur trois piliers

Parmi les missions classiquement inhérentes au rôle du secrétaire du CSE, on en distinguera trois en particulier. À l’occasion de chaque réunion du CSE (ordinaire ou extraordinaire), le secrétaire et l’employeur doivent se mettre d’accord sur l’ordre du jour. En effet, aucune réunion ne peut valablement se tenir sans qu’il ait été question d’arrêter conjointement un ordre du jour. Cet acte juridique veut que les points et les questions tant des élus que de la Direction soient consignées avant d’être visées lors de la réunion. Autrement dit, ce qui ne figure pas à l’ordre du jour ne peut pas être débattu en réunion.

Aussi, toute mention à un point dénommé « questions diverses ou points divers » semble inappropriée.

C’est pourtant courant de la trouver en base de liste de l’ordre du jour. Il s’agit en réalité d’un sauf-conduit pour aborder des sujets a priori importants, mais qui n’auront pas fait l’objet d’un traitement préparatoire entre les élus. Si la démarche semble rassurer certains élus qui se retranchent derrière la peur d’oublier d’aborder un sujet en particulier, elle est totalement inadaptée. Il est donc préférable de discuter en priorité des points sur lesquels les élus souhaitent des réponses de l’employeur le jour J.

De même, le secrétaire du CSE n’établit pas seul l’ordre du jour avant de rencontrer l’employeur. Le rôle du secrétaire du CSE est lié à la demande du comité. Aussi, celui-ci ne peut pas imposer les points qui y figureront ou en exclure par sa seule volonté. En cela, il ne faut pas prêter un rôle hiérarchique au secrétaire vis-à-vis des autres membres du comité social et économique. Le secrétaire n’est pas le chef ; il est au service de l’instance et il est lié tant par le rôle du Secrétaire du CSE tel que prévu dans le Code du travail et par les règles définies en amont par le comité. Ces règles sont écrites et adoptées dans un document type (règlement intérieur du CSE).

Il n’est pas envisageable que des élus puissent être privés de leur autonomie et de leur droit de parole. Il faut veiller à ce que l’instance ne soit pas l’otage d’un secrétaire du CSE trop zélé ou autoritaire !

L’ordre du jour est prérédigé par les élus à l’occasion d’une séance de travail (réunion préparatoire). C’est à ce moment précis qu’il faut s’accorder et épouser une ligne de conduite. C’est en quelque sorte, la mise en place d’une stratégie d’équipe. Plus les élus se plieront à cette exigence de rigueur et d’unité, moins ils auront à pâtir de la Direction. Le rôle du secrétaire du CSE consiste à incarner le porte-parole de l’instance en allant ensuite défendre ce projet d’ordre du jour face à l’employeur. Charge à eux d’aboutir à un ordre du jour qui sera le fruit de leur négociation, en espérant qu’elle ne soit pas en défaveur du CSE.

Rédiger un ordre du jour tout comme s’attaquer au procès-verbal (PV) de réunion, autre pilier de la mission du secrétaire du CSE implique d’être rompu et formé à la tâche. (via une formation CSE). Ce sont des documents très importants et essentiels au bon fonctionnement du CSE. De nombreux secrétaires sont intimidés par le volume de travail imposé notamment par la rédaction du PV. Il est vrai qu’il s’agit d’une pièce maîtresse dans la vie du comité social et économique. Le PV incarne la mémoire des réunions. On y retrouve tant les minutes des débats que les propositions ou les décisions tantôt prises par les élus tantôt prises par la Direction.

Le rôle du secrétaire du CSE doit être visible

Le propre d’un tel document, c’est de reprendre tout ce qui a été dit, le plus lisiblement possible sans rien omettre des détails. Il est question d’être fidèle aux délibérations (article L2315-34 du Code du travail). À l’issue d’une réunion, c’est tout ce qu’il reste du travail des élus, des échanges avec l’employeur, des résolutions entérinées, etc. Il ne faut pas minimiser l’importance du PV en le reléguant à un simple compte-rendu voir à une vulgaire synthèse.

N’oublions pas que les salariés sont informés en partie via ce support rédigé.

Plus le contenu a été résumé, condensé, moins ils peuvent être les témoins de l’effort des élus, de l’abondance de leurs travaux et de la ferveur des membres à défendre leurs intérêts lors des réunions. J’ai coutume de dire qu’un PV à sa relecture doit permettre à son lecteur de ressentir ce qui a nourri le débat à savoir la sueur (pour la combativité) et l’humeur (pour illustrer l’ambiance des échanges). Il ne faut donc pas aseptiser vos procès-verbaux de CSE ou trop les vulgariser au risque de les vider de la moelle substantielle qu’on est en droit d’attendre d’un tel document.

L’objectif est d’associer les salariés aux résultats des travaux du comité. Ils seront tant émus du travail réalisé que parfois déçus du manque de succès. Les salariés sont en définitive une sorte de baromètre interne à l’entreprise. Leur avis compte et les élus auraient tout intérêt à ne pas s’en détourner. Parler du PV, des réunions, des sujets qui fâchent, des ententes scellées avec la Direction, c’est se donner l’occasion de présenter sous un autre jour les missions exigeantes qui pèsent sur le comité social et économique. C’est aussi une façon de couper court à la rumeur qui voudrait que les élus du CSE soient des planqués ou des privilégiés.