Présenter le rapport annuel du CE

L’année s’est écoulée et avec elle, un nouvel exercice comptable. Il est temps désormais pour le trésorier du comité d’entreprise (CE) de rédiger et de présenter le rapport annuel du CE. Normalement, si la gestion des comptes a été scrupuleusement suivie durant l’année soit du 1er janvier au 31 décembre, établir le bilan financier du CE devrait constituer une simple formalité.

Mais voilà, comment doit-on rédiger le rapport annuel du CE ?

Dans cet article, je vais répondre en partie à cette question épineuse. En réalité, il conviendrait de consacrer sincèrement au traitement de cette question, une journée de formation afin que le trésorier puisse réellement s’inscrire dans une démarche complète et qualitative. Le problème réside trop souvent dans l’absence de formation du trésorier CE, pourtant, elle s’avère essentielle et primordiale dans bien des cas.

Les obligations comptables du CE

Commençons avant de répondre à la question relative à la manière d’établir et de présenter le rapport annuel du CE, par nous intéresser de plus près aux obligations comptables du comité d’entreprise. En effet, celles-ci ont été largement revues il y a quelques années, avec l’instauration d’un nouveau plan comptable adoubé en 2015 par l’autorité des normes comptables (ANC). Un nouveau cap a été fixé, largement encouragé par la loi du 5 mars 2014 qui lui précéda. C’est la naissance du chapitre consacré à la transparence des comptes des comités d'entreprise.

Précisons toutefois que ces changements sont plus exigeants pour les comités d’entreprise dont les ressources sont supérieures ou égales à 153 K€ par an, tous budgets confondus.

Cela étant dit, tous les comités doivent répondre objectivement et honnêtement de leur gestion. L’ANC a par voie de conséquence, instauré deux règlements ; l’un s’applique aux CE dont les ressources sont inférieures à ce niveau-ci (n°2015-02 du 2 avril 2015), l’autre, est observé par les CE plus riches (n°2015-01 du 2 avril 2015).

En matière d’obligations comptables, notons que le code du travail y consacre également plusieurs dispositions. C’est de cette façon que les règlements de l’ANC ont été retranscrits. La législation du travail impose aux élus d'en débattre autour du règlement intérieur du CE au sein duquel, une clause doit être consacrée à l’établissement des comptes annuels ; autrement dit, il s’agit là d’une première brique utile pour bâtir l’édifice du bilan comptable du CE (article L2325-50 du code du travail). Le code du commerce est cité comme référence en ce qui porte sur les obligations comptables applicables aux CE en France (article L123-12 du code de commerce). Le comité d’entreprise est tenu par des principes analogues aux entreprises. Il n’est donc pas étonnant de constater que toutes ces contraintes soient relayées par l’article L2325-45 du code du travail. C’est une révolution qui modifiera à jamais, le professionnalisme dont doivent faire preuve les trésoriers de CE.

Vous l’avez sans nul doute évalué, la détermination s’impose en matière de comptabilité du CE. Quel que soit sa taille, ses richesses et son implication au quotidien dans la vie sociale des salariés, il est tenu par une exigence d’exemplarité, de transparence et d’assurance.

Comment présenter le rapport annuel du CE ?

J’aime rappeler que les comptes du CE doivent faire l’objet d’une attention particulière tout au long de l’année. Il est central d’intégrer cette notion afin de ne pas se retrouver en mauvaise posture au moment de présenter le rapport annuel du CE. Par ailleurs, bien des trésoriers, largués en matière de comptabilité, oublient (ou n’y songent pas) qu’ils peuvent aussi compter sur l’aide et l’assistance d’un expert-comptable. Certes, c’est un coût qu’il faut prévoir lors de l’instauration du budget prévisionnel relatif au fonctionnement du CE (budget des activités économiques et professionnelles), toutefois, c’est à la portée de toutes les bourses. Cette expertise facilite grandement tant le contrôle de ses comptes que la rédaction de son bilan annuel.

Présenter le rapport annuel du CE, cela se prépare

Il existe plusieurs conseils avisés et facilement applicables pour parvenir à présenter le rapport annuel du CE sans encombre. Premièrement, il faut adopter une méthodologie constante en matière de saisie et d’archivage des pièces comptables (article L2325-56 du code du travail). Pour vous aider, il suffit d’écrire votre méthode et de l’intégrer comme annexe du règlement intérieur du CE. Peu importe quel élu sera à la manœuvre, il l’appliquera religieusement. Il n’y aura donc pas de mauvaises surprises à l’arrivée. Il est conseillé d’organiser l’espace de travail du trésorier afin que les factures non traitées soient déposées dans une bannette dédiée tandis que celles ayant déjà fait l’objet d’un traitement seront répertoriées et groupées dans un classeur, lui-même entreposé dans une armoire fermant à clé. Il ne peut y avoir de doutes sur l’état des encours en matière de saisie. Il est préférable de consacrer une heure de comptabilité par semaine afin d’éviter l’amoncellement des factures, des commandes, des relevés de comptes, des avoirs, des relances…

Établir deux bilans pour présenter le rapport annuel du CE

Ensuite, nous ne le rappelons jamais suffisamment, mais le trésorier du CE doit respecter un principe immuable et d’ordre public en matière de gestion des budgets. Il s’agit de séparer comptablement ce qui relève du budget de fonctionnement de ce qui est imputable sur celui destiné aux œuvres sociales. Ainsi, le trésorier doit distinctement établir deux comptes de résultat (Cass. Soc. 10 juillet 2011, n° 99-19.588). Présenter le rapport annuel du CE oblige donc à distinguer les actions propres aux besoins du CE de celles retraçant chronologiquement, les actions menées au bénéfice des salariés de l’entreprise.

Présenter le rapport annuel du CE implique de retracer les évènements marquants

S’agissant des activités sociales et culturelles par exemple, il peut être intéressant de concevoir une synthèse graphique des évènements qui ont marqué l’année ; le CE peut de facto souligner la qualité de ses choix et de ses décisions en matière de politique socio-culturelle. Une manière intelligente de présenter une partie de ses comptes. Les salariés sont plus sensibles au « pourquoi » de ces choix qu’à un simple étalage de chiffres empilés dans les colonnes recettes et dépenses. Pourquoi ne pas en profiter pour réaliser une présentation vivante en la matière ? Une idée originale et innovante qui peut prendre la forme d’un livret (sous PowerPoint par exemple), voire d’une vidéo (Motion design).

Enfin, avant de présenter le rapport annuel du CE, il faut s’atteler à diverses tâches. Le trésorier doit procéder à un inventaire minutieux du patrimoine matériel et immatériel du CE ; cette mission peut se réaliser chaque mois, ce qui est préférable. Le trésorier dans bien des cas, va effectuer mensuellement un rapprochement bancaire de ses comptes afin de s’assurer de leur exhaustivité et de leur reflet exact quant à la situation financière de l’instance. Le trésorier peut imprimer la balance comptable afin de voir si les comptes sont équilibrés pour les CE qui utilisent un logiciel de comptabilité.

Bref, il existe une multitude de tâches permettant d’assainir ses comptes de toute erreur possible.

Quand doit-on présenter le rapport annuel du CE ?

Le bon sens voudrait que le trésorier soit en mesure de présenter le rapport annuel du CE entre la fin décembre et le début du mois de janvier. Le plus tôt étant le mieux, car de la clôture naitra ensuite, les nouveaux budgets prévisionnels à la vue des résultats passés. Aussi, il est davantage avisé d’établir les comptes annuels avant la fin du mois de janvier. Cette question doit être posée et le choix du CE écrit dans son règlement (article L2325-49 du code du travail). Les CE de grandes tailles peuvent établir leurs comptes à l’image des entreprises jusqu’à 6 mois après la clôture.

Le trésorier doit dans tous les cas respecter les règles posées par le CE et communiquer le rapport annuel finalisé au moins trois jours avant la réunion où seront approuvés les comptes (article L2325-52 du code du travail).

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